Biuletyn Informacji Publicznej
Urzędu Miejskiego w Makowie Mazowieckim

ZGŁOSZENIE WEWNĘTRZNE

REGULACJE PRAWNE I ORGANIZACYJNE 

25 września 2024 r. weszła w życie (z wyjątkiem uregulowań dot. zgłoszeń zewnętrznych) ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (zwana dalej również ustawą o ochronie sygnalistów). Służy ona wdrożeniu do polskiego porządku prawnego dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23.10.2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Na tej podstawie Burmistrz Miasta Maków Mazowiecki wydał Zarządzenie Nr 33/2024 z dnia 16 września 2024 r. w sprawie ustanowienia procedury zgłoszeń wewnętrznych oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń w Urzędzie Miejskim w Makowie Mazowieckim.

W Urzędzie Miejskim w Makowie Mazowieckim (od 25 września 2024 r.) prowadzenie spraw wynikających z ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów – zgodnie z § 2 ust.   2 Zarządzenia Nr 33/2024 z dnia 16 września 2024 r. w sprawie ustanowienia procedury zgłoszeń wewnętrznych oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń w Urzędzie Miejskim w Makowie Mazowieckim oraz wydanymi upoważnieniami powierzono Pani Natalii Jaskowskiej – Koordynatorowi zgłoszeń oraz Pani Beacie Załęskiej - Zastępcy Koordynatora Zgłoszeń.

Osoby te są odpowiedzialne za przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych, prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowanie działań następczych, włączając w to weryfikację tych zgłoszeń, tj. ocenę prawdziwości informacji zawartej w zgłoszeniu wewnętrznym, dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej. 
W przypadku gdy zgłoszenie dotyczy Koordynatora lub jego Zastępcy upoważniony pracownik przyjmujący zgłoszenia przekazuje je niezwłocznie, z pominięciem drogi służbowej, do Burmistrza Miasta, który wyznacza bezstronny zespół do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego. 

• Dyrektywa Parlamentu Europejskiego I Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. Urz. UE. L Nr 305, poz. 17)
• Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. 2024 poz. 928)

PODSTAWOWE POJĘCIA I INFORMACJE 

Jak wygląda procedura postępowania ze zgłoszeniem?
1. imienne zgłoszenie naruszenia prawa  (pisemne lub ustne, za pośrednictwem kanałów zgłoszeń) 
2. wstępna weryfikacja formalna
3. rejestracja zgłoszenia
4. potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia - 7 dni od dnia otrzymania
WYJĄTEK - jeżeli sygnalista nie podał adresu do kontaktu (adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej), na który należy przekazać potwierdzenie zgłoszenia
5. działania następcze - każdorazowo postępowanie wyjaśniające
6. informacja zwrotna - 3 miesiące od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia
WYJĄTEK - jeżeli sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną
Zgłoszenia anonimowe nie są rozpatrywane. 
 
Sygnalista – osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą. Ustawa o ochronie sygnalistów w art. 4 ust. 1 i 2 określa przykładowe kategorie zawodowe, których dotyczy kontekst związany z pracą. Należą do nich w szczególności:
• pracownik (były pracownik)
• osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej
• stażysta, wolontariusz, praktykant
• kandydat do pracy
• funkcjonariusz, żołnierz
• usługodawca
• inne osoby wymienione w art. 4 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. 
Naruszenie prawa – działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa.

Informacja o naruszeniu prawa
• uzasadnione podejrzenie naruszenia prawa 
• próba ukrycia naruszenia prawa 
• zaistniałe lub potencjalne naruszenie prawa
• naruszenie prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie 

Ustawa o ochronie sygnalistów w art. 3 ust. 1 zawiera zamknięty katalog obszarów, których może dotyczyć naruszenie prawa, należą do nich m.in.: 
1) korupcja;
2) zamówienia publiczne;
3) usługi, produkty i rynki finansowe;
4) przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowanie terroryzmu;
5) bezpieczeństwo produktów i ich zgodności z wymogami;
6) bezpieczeństwo transportu;
7) ochrona środowiska;
8) ochrona radiologiczna i bezpieczeństwo jądrowe;
9) bezpieczeństwo żywności i pasz;
10) zdrowie i dobrostan zwierząt;
11) zdrowie publiczne;
12) ochrona konsumentów;
13) ochrona prywatności i danych osobowych;
14) bezpieczeństwo sieci i systemów teleinformatycznych;
15) interesy finansowe Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16) rynek wewnętrzny Unii Europejskiej, w tym publicznoprawne zasady konkurencji i pomoc państwa oraz opodatkowanie osób prawnych;
17) konstytucyjne wolności i prawa człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.

SPOSOBY PRZEKAZYWANIA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH PRZEZ SYGNALISTĘ

1) spotkanie z Koordynatorem lub upoważnionym pracownikiem w terminie 14 dni od przedstawienia takiego wniosku Koordynatorowi, 
2) adres poczty elektronicznej: zgloszenia@makowmazowiecki.pl w zaszyfrowanym pliku. Szyfr do pliku należy przekazać Koordynatorowi osobiście lub telefonicznie,
3) adres korespondencyjny: Urząd Miejski w Makowie Mazowieckim, ul. Stanisława Moniuszki 6, 06-200 Maków Mazowiecki, na kopercie należy dodać dopisek „Zgłoszenie od sygnalisty, nie otwierać w kancelarii”, 
4) skrzynka na listy zamieszczona przy drzwiach Urzędu Miejskiego. Na kopercie należy dodać dopisek „Zgłoszenie od sygnalisty, nie otwierać w kancelarii”, 
2. Przyjmowane są wyłącznie zgłoszenia podpisane. Nie jest nadawany bieg  zgłoszeniom anonimowym.

RODO - Klauzula informacyjna dla osób zgłaszających nieprawidłowości w Urzędzie Miejskim w Makowie Mazowieckim

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych) (Dz. Urz. UE L 119/1 z 4.5.2016 r.), dalej RODO, informuję, że:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Burmistrz Miasta Mak ów Mazowiecki.
2. Nadzór nad prawidłowym przetwarzaniem danych osobowych w Urzędzie Miejskim w Makowie Mazowieckim sprawuje Inspektor Ochrony Danych Osobowych dostępny pod adresem e-mail:iod.makowmazowiecki@grupaformat.pl 
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na ADO, tj. w celu przyjęcia i rozpatrzenia zgłoszenia przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń zgodnie z Wewnętrzną procedurą zgłoszenia przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń oraz Ustawą.
4. Pani/Pana dane zostaną ujawnione osobie upoważnionej do przyjmowania zgłoszeń i podejmowania w związku z nimi działań następczych.
5. Pana/Pani dane mogą być przetwarzane za zgodą na ujawnienie Pani/Pana danych osobowych.
6. Pani/Pana dane mogą zostać ujawnione wtedy, gdy takie ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z prawa Unii lub prawa krajowego w kontekście prowadzonych przez organy krajowe postępowań wyjaśniających lub postępowań sądowych.
7. Pani/Pana dane osobowe zwarte w zgłoszeniu będą przechowywane przez okres 3 lat od wpłynięcia zgłoszenia.
8. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia żądania o zrealizowanie praw, o których mowa w art. 15 - 21 RODO, tj.:
a) prawo dostępu do danych,
b) prawo do sprostowania danych,
c) prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym"),
d) prawo do ograniczenia przetwarzania,
e) prawo do przenoszenia danych,
f) prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych,
g) a w razie wyrażenia zgody, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
9. Ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych osobowych.
10. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne jednak jest warunkiem rozpatrzenia zgłoszenia nieprawidłowości. Konsekwencją niepodania danych osobowych będzie niemożność rozpatrzenia zgłoszenia.
11. Administrator nie zamierza przekazywać Pani/Pana danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy.
12. Przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych nie będzie odbywać się w sposób zautomatyzowany w rozumieniu art. 22 ust. 1 i 4 RODO.

PRZYDATNE MATERIAŁY

Ministerstwo Rodziny Pracy i Polityki Społecznej przygotowało i udostępniło na swojej stronie internetowej zestaw materiałów zawierających najważniejsze informacje na temat ochrony sygnalistów.
https://www.gov.pl/web/rodzina/ochrona-sygnalistow

Państwowa Inspekcja Pracy opublikowała broszurę skierowaną do osób i instytucji zainteresowanych przepisami regulującymi status sygnalistów. W broszurze zawarto następujące informacje: kto może być sygnalistą i co może zgłosić, jak i gdzie zgłaszać naruszenia prawa, od kiedy sygnaliście przysługuje ochrona, czy zgłoszenie zwalnia od odpowiedzialności karnej oraz jakie działania odwetowe są zakazane.
https://www.pip.gov.pl/files/126/Dla-pracownikow/1056/Sygnalisciprawaiobowiazki.pdf